|
HDS Inmedio (Hachette Distribution Services Imedio - HDSI) este un distribuitor de top de presa romaneasca si straina. HDSI face parte din grupul Lagardere, lider mondial in distributia de presa, care opereaza in 20 de tari si detine peste 3.500 de magazine in toata lumea. Lagardere este totodata al treilea editor mondial de presa si carte, cu peste 12.000 de titluri noi publicate anual.
 |
Initial, HDSI a inceput in Romania sa isi distribuie produsele prin lanturi de retail - Carrefour, Cora, MegaImage, Diverta, sau benzinariile Agip, ca si in alte supermarketuri sau librarii. incepand insa cu 1997, HDSI a inceput sa isi cladeasca si in tara noastra propria sa retea de magazine si chioscuri. Sub marcile internatRELAY si INMEDIO, HDSI este prezenta astazi in marile hoteluri si centre de afaceri din Bucuresti, in statiile de metrou, in super si hyper-marketuri, in mall-urile, aeroporturile si garile din orasele mari din toata Romania.
Reteaua proprie de distributie a fost in ultimii ani intr-o crestere accelerata, ajungand in 1997 la 98 puncte de vanzare, dintre care 42 au fost deschise numai in ultimul an! Iar pentru 2008, HDSI is propune sa ajunga la 160 de puncte de vanzare.
Aceasta dezvoltare rapida, ca si intentia de a o sustine in continuare, a dus la o crestere exploziva a comunicarii electronice, care nu mai putea fi sustinuta prin serviciile externalizate si cerea o solutie interna performanta: Exchange Server 2007.
Situatia initiala
"Microsoft va exista intotdeauna pe piata si deci intotdeauna o sa ai suport, intotdeauna o sa ai tot ce it trebuie pentru o solutie Microsoft.
Iar alte solutii de multe ori nu se integreaza cu sistemul pe care deja il ai si iti dau batai de cap suplimentare.
intotdeauna, ceea ce-ti vei cumpara din alta parte va avea minusuri." - Paula Malcea, IT Manager, HDSI
In 2004, HDSI avea deja zece locatii proprii de desfacere si se pregatea sa mai deschida alte sapte, in acelasi an. in acea perioada, in companie erau cam 25-30 de computere, foarte multe avand inca instalat Windows 98. Ca server era folosit Microsoft Small Business Server 2000.
in urmatorii trei ani, numarul punctelor de vanzare ale HDSI aproape ca s-a inzecit. in 2007, HDSI a ajuns sa vanda, in aproape 100 de magazine sau chioscuri, aproape 2.000 de titluri de presa, carti si o gama larga de alte cateva mii de produse: bomboane, ciocolata, bauturi racoritoare, DVD-uri, CD-uri etc. Pe langa aceasta curba de crestere a activitatii, s-a marit si numarul computerelor din companie, precum si cel al utilizatorilor de e-mail.
"in momentul de fata, avem cam 85-90 de computere numai cu Microsoft Windows 2000 si XP si cam tot atatea casute de e-mail", spune Paula Malcea, IT Manager la HDSI. "Cand am lucrat cu Small Business Server, acesta avea inclus si Exchange Server 2000. Dar nu l-am folosit decat pentru unele facilitati: calendar, agenda comuna. Nu l-a configurat nimeni, nu a fost folosit niciodata pentru corespondenta. Doar pentru calendar, ca nu trebuia configurat nimic. Serviciile de e-mail le aveam deja cumparate de la un provider, care iti ofera serverul lui, IP, setari etc. Era destul de comod asa. Dar cand am ajuns la peste 80 de utilizatori, ne-am pus problema ca deja sunt prea multi.", spune Paula Malcea.
Mai mult de atat, in 2008, utilizatorilor actuali li se vor adauga, mai intai, alti peste 100, ca urmare a deciziei luate de conducerea HDSI de a introduce comunicarea electronica si la nivelul punctelor sale de vanzari. Este o masura care devenise absolut necesara, pentru un plus de eficientizare a activitatii. "Pana acum, conexiunea noastra intre sediu si magazine, era. pe fax. Am ajuns sa avem 10 oameni aici, in sediul central, pur si simplu pentru ca sa genereze si sa trimita documente la magazine: facturi, situatii de vanzari etc. La fel, diferitele documente din punctele de vanzare au venit pana acum la sediu tot prin fax. Devenise necesar sa lucram la un proiect pentru introducerea computerelor la magazine si transferarea acolo a unei mari parti din activitatea colegilor mei din sediul central, de la operarea de date", explica Paula Malcea.
Asadar, celor aproape 90 de computere cu conexiune la e-mail din sediul companiei, urmau sa li se adauge alte circa 100, amplasate in magazinele existente la sfarsitul anului 2007. Iar daca planurile de extindere ale HDSI se realizeaza, sfarsitul lui 2008 ar aduce alti 60 de utilizatori de e-mail, in magazinele nou deschise. intr-adevar, numarul de utilizatori de servicii de comunicare electronica, mai mult decat dublat, s-a aratat a fi cu mult prea mare pentru a mentine externalizarea serviciilor de e-mail.
Si, in plus, cu un astfel de serviciu furnizat de catre un Internet Provider, ar fi fost imposibil un control al drepturilor de acces al utilizatorilor, control considerat de catre managerii HDSI ca fiind absolut obligatoriu in contextul in care utilizarea e-mail-ului urmeaza sa fie extinsa si la nivelul magazinelor.
"Am inceput asadar sa avem nevoie si de reguli si am decis ca nu are rost sa mai continuam cu serviciul externalizat, ci mai bine sa implementam propria solutie de mesagerie electronica", puncteaza Paula Malcea.
Solutia
Alexandru Molodoi, Chief Technical Officer la GECAD NET, partener Microsoft, spune: "Cand au ajuns la concluzia ca vor serverul de e-mail in interiorul companiei, ne-au intrebat pe noi daca Exchange 2007 este OK, daca este fiabil samd. Doreau sa-si poata controla singuri back-up-ul pentru e-mailuri, ceea ce e-mail-ul externalizat nu permitea. Nu aveau control, nu aveau volum sau aveau unul limitat la un numar maxim de casute de e-mail si, la cresterile numarului de utlizatori si a volumului de comunicare, trebuia renegociat contractul cu furnizorul de internet. Dar daca esti flexibil si are cine sa administreze intern acest serviciu, este de preferat sa il ai intern, ca sa ai mai mult control si un termen de raspuns mai scurt. Ei aveau asadar niste nevoi, aveau o solutie non-Microsoft, iar noi am venit cu o solutie Microsoft care sa le satisfaca cel mai bine cerintele".
O data cu implementarea sistemului de comunicare electronica bazat pe Exchange Server 2007, la HDSI s-a facut si o migrare la Windows Server 2008 cu Active Directory. "Erau legate intre ele", explica Paula Malcea. "Orice casuta de e-mail pe care vrei sa ti-o creezi in Exchange are nevoie de un utilizator in Active Directory, de un contact. Nu prea poti sa implementezi Exchange fara Active Directory, sunt strans legate intre ele. Si atunci am decis ca, daca tot implementam Exchange 2007, sa facem si aceasta migrare la Active Directory 2008".
O alta schimbare necesara a fost legata de infrastructura. Ca interfata cu exteriorul, pentru securitatea informatiilor, HDSI avea instalat un computer cu sistem de operare Linux. in locul acestuia, solutia aleasa la HDSI a fost un firewall Cisco.
Conform planului conturat la HDSI, fiecare magazin isi va procesa singur facturile iar datele vor fi transmise electronic printr-un router VPN, la sediul central, unde vor intra in sistemul de gestiune al resurselor companiei, Microsoft Navision 4.0, care lucreaza pe baza unui SQL Server 2005.
Beneficii
Fata de solutia serviciului de e-mail externalizat, primul avantaj vizibil al solutiei cu Exchange Server 2007, este chiar acela pentru care la HDSI a si fost luata aceasta decizie: sa sustina cresterea rapida a numarului de utilizatori mult mai eficient, cu costuri de exploatare mai reduse. in plus: "Daca ai un serviciu externalizat, nu poti sa ai o evidenta a tuturor e-mail-urilor intrate si iesite din companie. Pentru ca ISP-istul imi ofera doar spatiul si o interfasa. Dar daca ai serverul tau, iti cumperi hard-disk-uri, iti faci spatiu cat vrei tu si iti creezi propriile seturi de reguli, asa cum facem noi acum, pentru magazine", spune Paula Malcea.
Asadar, cu solutia Exchange Server 2007, la HDSI gestionarea conturilor de e-mail devine cu mult mai lesnicioasa. Gestionarea unui cont de e-mail este usor de realizat, prin Active Directory. Un cont pentru un utilizator nou poate fi creat in cateva minute, iar schimbarea parolei poate fi facuta in cateva secunde. Mai mult, diferitele probleme care pot sa apara pot fi rezolvate tot in cateva minute, chiar si de la distanta, ceea ce, in perspectiva introducerii sistemului de comunicare electronica in zeci de magazine, aflate la distanta fata de sediul central, poate aduce castiguri imense, inca necalculate.
Paula Malcea completeaza: "La magazine, vrem sa controlam posibilitatea de trimitere de e-mail, iar cu serviciul externalizat nu poti sa faci asta pentru ca nu ai o interfata unde sa poti sa pui reguli. Creezi o casuta si utilizatorul poate sa faca orice, nu poti sa limitezi trimiterea de mesaje dinspre magazine catre o lista prestabilita de destinatari. O limitare a drepturilor de utilizare a casutelor de e-mail va face ca mentenanta sa fie cat mai mica iar eficienta utilizarii cat mai mare".
Costa, dar de fapt costa mai putin - Paula Malcea poate sa confirme - Si o si face: pentru o solutie Microsoft cum este Exchange Server 2007, costul total, dupa ce il adaugi pe cel de exploatare la cel de achizitie, poate sa fie mai redus decat cel al unei solutii in care, initial, n-ai investit practic vorbind nimic. Un calcul simplu arata ca, daca furnizorul de internet taxeaza numai cu 1-2 euro pe luna «chiria» unei casute de e-mail, pentru 160 de utilizatori, timp de un an, suma anuala totala platita acelui furnizor urca la circa 3.000 de euro. Iar in cazul unei licente pentru Exchange Server 2007, daca se face in sistem OVS (Open Value Subscription ), costul anual se reduce la numai cateva sute de dolari.
Modernizarea fluxurilor de comunicare - "Un alt mare plus pe care il are Exchange-ul este ca e-mail-urile ajung mult mai repede de la un utilizator la altul, atunci cand sunt trimise colegilor din firma.", spune Paula Malcea. Iar un avantaj al utilizarii Exchange Server 2007, care deja ii incanta pe managerii HDSI, este plusul de eficienta in colaborarea interna: posibilitatea crearii unui calendar comun, definirea unui director de contacte comune, partajarea informatiilor privind resursele comune, cum ar fi rezervarea salilor de protocol etc.
"Cu serviciul externalizat, in afara de e-mail nu ai nimic. Am avut o mini-aplicatie, un Excel, in care tineam, de exemplu, rezervarea produselor de protocol. Dar in Exchange evident ca este mult mai frumos, iti definesti cate sali de protocol ai, utilizatorul le vede la el acolo in Outlook unde isi citeste e-mail-urile si poate sa isi faca singur rezervarea. Evident, are multe avantaje", spune Paula Malcea. Astfel, a devenit posibil ca, in activitatile de baza ale companiei, sa se actioneze cu un plus de eficienta dat fiind ca de acum a crescut si potentialul de comunicare in interiorul companiei. Totodata, au fost create premizele ca volumul de informatie utila transmisa si primita sa poata fi oricat de mare o vor cere nevoile viitoare ale afacerii.
Compatibilitate si certitudini de viitor - Paula Malcea recunoaste ca la HDSI s-a pornit de la premiza ca nu vor implementa nimic altceva decat Exchange. Pe de o parte, pentru ca tot grupul din care face parte compania foloseste produse Microsoft. Pe de alta parte, pentru certitudinea ca orice cumperi de la Microsoft va functiona. "intotdeauna ce-ti vei cumpara din alta parte va avea minusuri. De exemplu calendarul si share-uirea, agendele si tot ce avem in Outlook, sunt convinsa ca daca te uiti in alte solutii, n-o sa-ti mearga automat, de la sine. Iar un alt principiu de baza este si acela ca Microsoft va exista intotdeauna pe piata si deci intotdeauna o sa ai suport, intotdeauna o sa ai tot ce iti trebuie. Daca alegi o aplicatie "third-party", va exista riscul sa dispara compania respectiva peste un an, doi, trei, iar tu sa ramai cu solutia respectiva si sa nu iti ofere nimeni nici upgrade, nici suport la ea", mai zice managerul IT al HDSI, care nu uita sa aminteasca si de satisfactia utilizatorilor, de faptul ca toata lumea este obisnuita cu Outlook-ul, toti au acolo calendarul, agenda cu care s-au obisnuit.
"Alte solutii ar fi putut sa mearga, sau nu - e o chestiune de compatibilitate. Dar exista aceasta problema: chiar daca se integreaza din punct de vedere al citirii e-mail-ului, al integrarii agendei si a altor tipuri de facilitati, multe altele nu se integreaza cu Outlook si atunci trebuie sa mai instalezi ceva in plus ca sa functioneze. Iar daca ma duc la un director si ii spun: e-mail-urile ti le vezi aici, dar daca vrei sa iti sincronizezi agenda cu telefonul trebuie sa te duci in aplicatia cealalta, desigur ca nu o sa-i convina."
Beneficii partial neexplorate. inca - Si la HDSI, ca si in alte companii care au ales Exchange Server 2007 in locul unei solutii Open Source, sunt deja avute in vedere si alte facilitati pe care le ofera acest instrument modern de inlesnire comunicarii. in primul rand, cele legate de mobilitate, de posibilitatea de a primi oriunde si oricand mesajele de e-mail, pe un dispozitiv mobil. Iar la HDSI utilizatorii din companie vor putea sa foloseasca aceasta facilitate - desigur cei ce vor fi dotati si cu terminale cu Windows Mobile. "inainte, daca vroiai sa trimiti de pe telefon un e-mail, il trimiteai cu "CC" la tine ca sa ajunga si in Outlook-ul tau. Acum il trimiti si il vezi si de acolo si de peste tot. Dar aceasta facilitate a ramas inca de studiat si pentru noi, am vorbit si cu cei de la GeCad care se mai gandesc la cum putem sa o folosim cat mai bine. Este evident ca, atunci cand ai o multime de posibilitati noi, sunt si multe lucruri pe care nu le stii inca. Dar trebuie sa si studiezi ca sa vezi cum se face ce vrei sa faci!", concluzioneaza Paula Malcea.
|
Contact GECAD NET
