Situatia initiala

DUO S.R.L. a externalizat departamentul IT catre ProBIT S.R.L. Administrarea infrastructurii (calculatoare, telecomunicatii, email, aplicatii software cu exceptia ERP), consultanta, suportul tehnic pentru utilizatori si intretinerea intregului sistem IT, sunt asigurate de ProBIT S.R.L. pe baza unui contract de servicii cu plata lunara.

Pana in anul 2008 DUO S.R.L. folosea programe antivirus de la diversi producatori, atat variante gratuite cat si variante OEM, primite la achizitionarea sistemelor noi. Toate aceste produse erau destinate utilizatorilor individuali sau grupurilor foarte mici (potrivite in special pietei SOHO). Solutia a fost acceptabila pana cand compania a inceput sa se dezvolte rapid. In ultimii ani devenise tot mai dificil si costisitor sa se tina sub control numarul crescator de computere, care erau distribuite si la noile puncte de lucru din alte localitati.

In decembrie 2008 a fost implementata solutia Trend Micro Worry-Free Business Security Standard, pentru un numar de 20 de calculatoare. Desi avantajele s-au vazut imediat, in special datorita posibilitatii de monitorizare si administrare centralizata, continua dezvoltare a companiei a generat noi provocari. Cerintele tot mai mari de la infrastructura IT au pus o presiune suplimentara pe optimizarea utilizarii resurselor existente. Serverul trebuia sa faca fata unui volum tot mai mare de lucru in sistemul ERP iar comunicatiile intre locatii cereau o latime de banda tot mai mare.

In anul 2010 compania a decis implementarea unui nou sistem ERP, mult mai performant si actualizat cerintelor actuale. Noul sistem a necesitat modificari importante de infrastructura. In urma unei analize, s-a decis eliberarea resurselor disponibile, acolo unde a fost posibil, pentru alocarea lor cu prioritate noului sistem ERP.

Solutia acceptata a fost mutarea aplicatiilor si traficului de date care nu servea sistemul ERP catre alte solutii mai convenabile financiar. Pe baza acestor criterii a fost aleasa solutia Trend Micro Worry Free Business Security Services.

Cum a fost aleasa solutia?

In contextul dezvoltarii activitatii companiei si a infrastructurii IT, analiza sistemului IT din cadrul companiei a evidentiat urmatoarele aspecte, ce au condus la sugerarea unei solutii alternative:

●     Componenta server a solutiei (Security Server) folosea resurse ale unuia din serverele ce urma sa fie folosit pentru noul sistem ERP. in afara resurselor folosite, era necesara si izolarea accesului la aplicatiile existente pe server, deoarece acesta urma sa fie administrat si monitorizat de catre personalul companiei producatoare a solutiei ERP.

●     Toate componentele client (Client/Server Security Agent) instalate pe computerele mobile si pe cele din sediile Bucuresti si Slobozia se conectau la serverul situat in Constanta, solicitand astfel o parte a latimii de banda alocata canalului de date pentru aceasta locatie. Deoarece noul sistem ERP este utilizat online de pe toate calculatoarele companiei, indiferent de locatie, toti utilizatorii acceseaza in timp real datele de pe serverul din Constanta. Drept urmare, era necesara alocarea unei latimi de banda cat mai mare noului sistem.

●     Achizitionarea unui nou server sau instalarea componentei server pe un alt calculator existent presupunea cheltuieli suplimentare de implementare si intretinere. Deoarece pentru toate celelalte aplicatii de pe server s-au gasit solutii mai convenabile (de exemplu serverul de email a fost inlocuit cu o solutie externalizata, gazduita In The Cloud), cheltuielile aferente exclusiv solutiei de securitate nu se justificau, chiar daca varianta instalata local prezenta unele avantaje tehnice si financiare.

Posibilitatea de a oferi un model comercial flexibil, cu plata lunara, a fost considerata un alt beneficiu, pentru urmatoarele motive:

●     Numarul de calculatoare ce trebuiau protejate a crescut in ultimul an, iar efortul de a plati simultan valoarea licentelor pentru toate calculatoarele era semnificativ, mai ales ca trebuia facut in aceeasi perioada cu investitia necesara pentru sistemul ERP.
Posibilitatea de a plati lunar solutia aleasa, alaturi de celelalte servicii externalizate, pe aceeasi factura, a permis gestionarea mai convenabila a cashflow-ului si a evidentei calculatoarelor protejate.

●     Avand in vedere fluctuatiile sezoniere, dar si cele mai greu de prevazut ca urmare a dezvoltarii companiei (cresterea numarului de calculatoare) sau perioadei dificile pe care o traverseaza tot mediul economic (posibilitatea scaderii temporare a numarului de utilizatori), s-a confirmat oportunitatea alegerii unei solutii flexibile, cu plata lunara. Se platesc astfel, lunar, serviciile pentru exact numarul de calculatoare utilizate in acea luna.

Implementare

Licentele pentru vechea solutie de securitate expirau in aceeasi luna in care incepea implementarea noului sistem ERP. Deoarece pentru noul sistem urmau sa fie achizitionate noi calculatoare, iar cele vechi necesitau verificari, reconfigurari si, in unele cazuri, imbunatatiri hardware, s-a decis implementarea noii solutii de securitate simultan cu implementarea sistemului ERP. In acest mod, timpul alocat si costurile de implementare erau mult diminuate.

Instalarea sau inlocuirea componentei Client/Server Security Agent s-a facut, pe fiecare calculator, in aceeasi sesiune de suport tehnic in care s-au facut verificarile si instalarea altor componente necesare sistemului ERP. Acesta a fost practic singurul efort necesar pentru implementare, intrucat celelalte conditii necesare proiectului fusesera deja create si erau gestionate de  catre ProBIT S.R.L., furnizorul serviciilor. Serverul era gazduit si intretinut in centrul de date Trend Micro, ProBIT detinea un cont de partener xSP si a trebuit distribuita doar aplicatia client, iar in consola de administrare au fost create imediat 3 grupe de calculatoare, cu drepturile si restrictiile corespunzatoare.

In luna februarie 2011 noua solutie proteja deja 34 de calculatoare, aflate in 3 localitati diferite, o parte din ele fiind notebook-uri care se conecteaza la retea si remote, din alte locatii decat punctele de lucru ale companiei.

Rezultatele obtinute post implementare

Datorita simplitatii procesului de implementare, efortul a fost aproape insesizabil pentru client.
Folosirea anterioara a solutiei Trend Micro Worry Free Business Security Standard de catre unii dintre utilizatorii DUO S.R.L. a facilitat o tranzitie usoara catre versiunea Business Security Services, interfata celor 2 solutii fiind similara.
Noul sistem de filtrare a navigarii pe Internet (URL Filtering), inclus in versiunea Business Security Services, a dus la o crestere vizibila a securitatii in cadrul retelei si la o eficientizare a activitatii, prin reducerea timpului si costurilor aferente lucrarilor de mentenanta pe statiile de lucru.
Eliberarea resurselor folosite de vechea solutie, a permis implementarea noului sistem ERP fara a mai fi necesara achizitionarea unui server suplimentar. Cresterea latimii de banda pentru canalele de date a fost mai mica decat cea calculata pentru noul ERP impreuna cu vechea solutie de securitate, astfel incat costurile de comunicatie au ramas in limitele bugetate.

De asemenea, un beneficiu foarte important pentru client a fost reprezentat de faptul ca noul model de plata lunara a permis aplicarea imediata a noii solutii pe toate calculatoarele companiei, fara dezechilibrarea cashflow-ului.

Colaborarea cu Trend Micro/GECAD NET

Aspectele comerciale ale parteneriatului au fost asigurate cu mult profesionalism atat de catre partenerul nostru GECAD NET, distribuitorul unic Trend Micro in Romania,  cat si de catre reprezentantii Trend Micro, prin email si telefon.

Modelul de licentiere xSP propus de GECAD NET in cazul DUO S.R.L. s-a dovedit deosebit de avantajos pentru clientul nostru. Din punct de vedere financiar aceasta solutie a facilitat un control mai bun asupra cheltuielilor companiei precum si o reducere considerabila a presiunii impuse de achizitia licentelor, prin folosirea modelului de plati in rate lunare. Licentierea xSP ofera de asemenea, atat pentru client, cat si pentru reseller, posibilitatea platilor anuale sau trimestriale, cu avans 0.
In calitate de reseller Trend Micro am preferat modelul xSP, ca urmare a gradului mare de flexibilitate: nu exista conditionari in privinta sumelor sau numarului de clienti/utilizatori, raportarea acestora se realizeaza anual sau trimestrial, in functie de varianta aleasa de noi iar pretul licentelor scade in raport cu numarul de utilizatori (cu cat sunt mai multi, cu atat pretul aferent scade). Modelul de licentiere xSP este si o modalitate fiabila de dezvoltare a business-ului pe termen lung, ce asigura, prin recurente, stabilitatea cashflow-ului din organizatie.

In plus, putem gestiona clientii remote, dintr-o singura consolaweb, pe care o avem pusa la dispozitie  gratuit. Aceasta funtionalitate reprezinta un mare avantaj, intrucat ca partener xSP poti administra si monitoriza remote tot ceea ce tine de securitatea retelei clientilor, alertare si raportare pe tipuri de amenintari cat si urmarirea licentelor din aceeasi consola web.

Din punct de vedere tehnic, solutia Trend Micro asigura o protectie highend intregii infrastructuri a companiei, prin niveluri de securitate administrate cu usurinta, cu un consum redus de resurse.

In plus, Trend Micro ofera suport tehnic amplu si rapid. Folosind mecanismul pentru tichete de suport tehnic disponibil pe site-ul Trend Micro Knowledge Base am gasit raspunsuri pentru majoritatea problemelor tehnice ivite, acestea fiind livrate in cel mai scurt timp prin intermediul email-ului. Au existat de asemenea situatii in care erau necesare lamuriri suplimentare asupra intrebarilor noastre iar in aceste cazuri am primi telefon direct de la un reprezentant tehnic Trend Micro si solutia s-a gasit imediat.